آخرین به‌روزرسانی: شهریور ۱۴۰۵
استفاده از سامانه نویش به معنای مطالعه، آگاهی و پذیرش شرایط و ضوابط مندرج در این صفحه است. این قوانین با هدف ایجاد چارچوبی شفاف برای استفاده از خدمات نویش و تعیین حقوق و مسئولیت‌های نویش، سازمان‌ها و کاربران تدوین شده‌اند.
۱. تعاریف
در این سند، اصطلاحات زیر با معانی مشخص‌شده به کار می‌روند:
نویش: سامانه نرم‌افزاری نویش و تمامی ماژول‌ها، اپلیکیشن‌ها، وب‌سایت‌ها، APIها و خدمات مرتبط با آن.
سازمان: هر شرکت، مؤسسه، مجموعه یا شخص حقوقی یا حقیقی که از خدمات نویش برای مدیریت فعالیت‌های سازمانی خود استفاده می‌کند.
مدیر سازمان: کاربری که از سوی سازمان دارای سطح دسترسی مدیریتی بوده و می‌تواند کاربران، تنظیمات، دسترسی‌ها و اطلاعات سازمان را مدیریت کند.
کاربر: هر شخصی که از طرف سازمان مجاز به استفاده از تمام یا بخشی از امکانات نویش باشد؛ از جمله مدیران، کارکنان و سایر افراد مجاز.
داده‌های سازمان: تمامی اطلاعاتی که توسط سازمان، کاربران آن یا سامانه‌های متصل به نویش وارد، ایجاد، دریافت یا پردازش می‌شوند.
۲. پذیرش شرایط استفاده
ثبت‌نام، ایجاد حساب کاربری، ورود یا ادامه استفاده از نویش به معنای پذیرش این شرایط است.
سازمان مسئول است کاربران خود را نسبت به قوانین، سیاست‌های داخلی سازمان و الزامات مرتبط با استفاده از نویش آگاه کند.
در صورتی که کاربری از طرف یک سازمان از نویش استفاده می‌کند، دسترسی وی تابع مجوزها و سیاست‌هایی است که توسط سازمان مربوطه تعیین شده است.
۳. حساب کاربری و امنیت دسترسی
کاربران موظف‌اند اطلاعات صحیح و معتبر در اختیار سامانه قرار دهند و از اطلاعات ورود و دسترسی خود محافظت کنند.
هرگونه فعالیت انجام‌شده از طریق حساب کاربری، در حدود متعارف فنی و امنیتی، به حساب دارنده آن حساب یا سازمان مربوطه منتسب خواهد بود.
مدیران سازمان مسئول تعیین و مدیریت سطح دسترسی کاربران، نقش‌ها و مجوزهای آنان هستند.
در صورت مشاهده یا احتمال دسترسی غیرمجاز، افشای اطلاعات ورود یا هرگونه رخداد امنیتی مرتبط با حساب کاربری، موضوع باید در اسرع وقت به نویش اطلاع داده شود.
۴. مالکیت داده‌ها
مالکیت داده‌هایی که سازمان در نویش ثبت، وارد یا ایجاد می‌کند متعلق به سازمان مربوطه است.
استفاده از نویش موجب انتقال مالکیت داده‌های سازمان به نویش نخواهد شد.
نویش صرفاً در حدود لازم برای ارائه خدمات، نگهداری، پردازش، پشتیبان‌گیری، تأمین امنیت، پشتیبانی فنی و بهبود عملکرد سامانه، داده‌های سازمان را پردازش می‌کند.
نویش اطلاعات اختصاصی یک سازمان را بدون مجوز آن سازمان در اختیار سازمان دیگری قرار نخواهد داد، مگر در مواردی که انجام این امر به موجب قانون یا دستور مراجع صالح الزامی باشد.
۵. اطلاعات پرسنلی و حریم خصوصی
بسته به امکانات مورد استفاده توسط هر سازمان، نویش ممکن است اطلاعاتی از جمله موارد زیر را پردازش کند:
- اطلاعات هویتی و سازمانی کاربران؛
- اطلاعات شغلی و ساختار سازمانی؛
- اطلاعات مربوط به حضور، غیاب، شیفت و کارکرد؛
- مرخصی‌ها، مأموریت‌ها و درخواست‌های سازمانی؛
- اطلاعات ثبت‌شده توسط دستگاه‌های حضور و غیاب؛
- اطلاعات فنی مانند IP و مشخصات دستگاه؛
- اطلاعات موقعیت مکانی در صورت فعال بودن قابلیت‌های مبتنی بر موقعیت جغرافیایی؛
- اطلاعات مالی، حقوق و دستمزد یا حسابداری در صورت استفاده از ماژول‌های مربوطه.
نوع اطلاعات پردازش‌شده به ماژول‌ها و قابلیت‌هایی بستگی دارد که سازمان از آنها استفاده می‌کند.
جزئیات مربوط به نحوه جمع‌آوری، پردازش و نگهداری اطلاعات در «سیاست حفظ حریم خصوصی نویش» تشریح می‌شود.
۶. موقعیت مکانی و ثبت تردد
برخی امکانات نویش امکان ثبت تردد کارکنان از طریق موقعیت جغرافیایی، محدوده جغرافیایی، شبکه، IP، دستگاه حضور و غیاب یا سایر روش‌های تعیین‌شده توسط سازمان را فراهم می‌کنند.
استفاده از این امکانات توسط سازمان و مطابق سیاست‌ها و تنظیمات آن انجام می‌شود.
سازمان مسئول اطلاع‌رسانی لازم به کارکنان و کاربران خود و رعایت الزامات قانونی مرتبط با استفاده از اطلاعات موقعیت مکانی و اطلاعات پرسنلی است.
نویش تنها در چارچوب قابلیت‌های فعال‌شده و برای ارائه خدمات مربوطه از این اطلاعات استفاده می‌کند.
۷. صحت اطلاعات و محاسبات
نویش بسیاری از محاسبات خود را براساس اطلاعات ورودی، ترددهای ثبت‌شده، تنظیمات سازمان، شیفت‌ها، تقویم‌ها، آیین‌نامه‌های کاری، فرمول‌ها و سایر قواعد تعریف‌شده توسط سازمان انجام می‌دهد.
صحت خروجی سامانه وابسته به صحت اطلاعات و تنظیمات ورودی است.
سازمان موظف است تنظیمات خود و خروجی‌های دارای آثار اداری یا مالی، از جمله کارکرد، اضافه‌کاری، کسری کار، مرخصی، مأموریت، حقوق و دستمزد و اطلاعات حسابداری را پیش از تأیید یا نهایی‌سازی بررسی کند.
وجود خروجی یا محاسبه در سامانه به‌تنهایی جایگزین تأیید مسئولان ذی‌صلاح سازمان یا بررسی‌های قانونی و مالی مورد نیاز نخواهد بود.
۸. تغییرات و اقدامات کاربران
بسته به سطح دسترسی، کاربران مجاز ممکن است بتوانند اطلاعاتی مانند ترددها، درخواست‌ها، شیفت‌ها، اطلاعات پرسنلی، تنظیمات، اسناد یا سایر اطلاعات سازمان را ایجاد، ویرایش، تأیید یا حذف کنند.
مسئولیت اعطای این دسترسی‌ها و اقدامات انجام‌شده توسط کاربران مجاز بر عهده سازمان است.
نویش ممکن است برای افزایش امنیت، قابلیت پیگیری و امکان حسابرسی، سوابق برخی فعالیت‌ها و تغییرات کاربران را ثبت و نگهداری کند.
۹. استفاده مجاز از سامانه
کاربران موظف‌اند از نویش صرفاً برای اهداف قانونی و در چارچوب اختیاراتی که از طرف سازمان به آنها داده شده است استفاده کنند.
موارد زیر مجاز نیست:
- تلاش برای دسترسی غیرمجاز به حساب‌ها، اطلاعات یا زیرساخت‌های سامانه؛
- استفاده از حساب کاربری شخص دیگر بدون مجوز؛
- ایجاد اختلال عمدی در عملکرد سامانه؛
- دور زدن محدودیت‌های امنیتی یا دسترسی؛
- استخراج غیرمجاز اطلاعات؛
- انتشار بدافزار یا محتوای مخرب؛
- استفاده از نویش برای فعالیت‌های خلاف قانون؛
- تلاش برای دسترسی غیرمجاز به کد منبع، زیرساخت یا اطلاعات سایر مشتریان.
در صورت مشاهده تخلف جدی یا ایجاد تهدید امنیتی، نویش می‌تواند برای جلوگیری از ادامه آسیب، دسترسی مربوطه را به صورت موقت محدود یا تعلیق کند.
۱۰. مالکیت فکری
حقوق مرتبط با نرم‌افزار نویش، کدها، طراحی رابط کاربری، نام و نشان تجاری، مستندات، ساختار سامانه و سایر دارایی‌های فکری مربوط به محصول متعلق به صاحبان قانونی آنهاست.
خرید اشتراک یا استفاده از نویش به معنای انتقال مالکیت نرم‌افزار یا حقوق مالکیت فکری آن به سازمان یا کاربران نیست.
این موضوع هیچ تأثیری بر مالکیت سازمان نسبت به داده‌های متعلق به خود ندارد.
۱۱. اشتراک و پرداخت
دسترسی به برخی یا تمام امکانات نویش ممکن است نیازمند تهیه اشتراک یا انعقاد قرارداد باشد.
مدت اشتراک، تعداد کاربران، ماژول‌های فعال، هزینه‌ها و سایر شرایط تجاری براساس طرح انتخاب‌شده، پیش‌فاکتور یا قرارداد منعقدشده با سازمان تعیین می‌شوند.
در صورت عدم تمدید یا عدم پرداخت مبالغ سررسیدشده، نویش می‌تواند مطابق شرایط قرارداد یا طرح اشتراک، دسترسی سازمان به تمام یا بخشی از خدمات را محدود یا تعلیق کند.
۱۲. تعلیق حساب
در مواردی از جمله عدم پرداخت هزینه‌های سرویس، نقض جدی شرایط استفاده، ایجاد خطر امنیتی، استفاده غیرقانونی از سامانه یا تلاش برای آسیب رساندن به سرویس یا سایر کاربران، نویش می‌تواند دسترسی مربوطه را محدود یا به صورت موقت تعلیق کند.
در موارد غیراضطراری، تلاش خواهد شد پیش از اعمال محدودیت، موضوع به سازمان اطلاع داده شود.
۱۳. پایان اشتراک و دریافت اطلاعات
با پایان مدت اشتراک هر ماژول، دسترسی سازمان و کاربران آن به ماژول مربوطه متوقف خواهد شد و امکان مشاهده، استفاده یا دریافت خروجی از اطلاعات آن ماژول وجود نخواهد داشت.
سازمان موظف است پیش از پایان اعتبار اشتراک، اطلاعات و خروجی‌های مورد نیاز خود را از طریق امکانات موجود در سامانه دریافت و نگهداری کند.
نویش اطلاعات مربوط به ماژول منقضی‌شده را به مدت یک ماه پس از پایان اشتراک نگهداری می‌کند. نگهداری اطلاعات در این مدت به معنای ادامه دسترسی سازمان به ماژول یا اطلاعات آن نیست و صرفاً با هدف فراهم بودن امکان بازیابی اطلاعات در صورت تمدید مجدد اشتراک انجام می‌شود.
در صورتی که سازمان پس از پایان اشتراک نیاز به دسترسی مجدد به اطلاعات یا دریافت خروجی داشته باشد، لازم است اشتراک ماژول مربوطه را حداقل برای یک دوره یک‌ماهه تمدید کند. پس از فعال شدن مجدد اشتراک، سازمان می‌تواند مطابق امکانات سامانه به اطلاعات خود دسترسی داشته و خروجی مورد نیاز را دریافت کند.
در صورتی که تا پایان دوره یک‌ماهه نگهداری اطلاعات، اشتراک مربوطه تمدید نشود، نویش مجاز است اطلاعات مرتبط با ماژول منقضی‌شده را از سامانه حذف کند. پس از حذف اطلاعات و پایان چرخه نگهداری نسخه‌های پشتیبان، امکان بازیابی اطلاعات تضمین نمی‌شود.
مسئولیت دریافت و نگهداری خروجی‌های مورد نیاز پیش از پایان اشتراک بر عهده سازمان است.
۱۴. امنیت و پشتیبان‌گیری
نویش متعهد است اقدامات فنی و مدیریتی متعارف و متناسب با ماهیت سرویس را برای حفاظت از اطلاعات، کنترل دسترسی، پشتیبان‌گیری و کاهش خطر از دست رفتن یا دسترسی غیرمجاز به اطلاعات به کار گیرد.
با این حال، هیچ سامانه نرم‌افزاری یا زیرساخت متصل به شبکه را نمی‌توان کاملاً عاری از خطرات امنیتی یا اختلال دانست.
سازمان نیز موظف است اقدامات لازم برای حفاظت از حساب‌های کاربری، تجهیزات، رمزهای عبور، دسترسی مدیران و زیرساخت‌های تحت کنترل خود را انجام دهد.
۱۵. دسترس‌پذیری سرویس
نویش تلاش می‌کند سرویس با پایداری مناسب در اختیار کاربران قرار داشته باشد.
با این حال ممکن است سرویس در مواردی مانند عملیات نگهداری، به‌روزرسانی، مشکلات زیرساختی، اختلال اینترنت و شبکه، مشکلات مراکز داده، رخدادهای امنیتی یا شرایط خارج از کنترل نویش به صورت موقت دچار اختلال شود.
در صورتی که سازمان دارای قرارداد سطح خدمات (SLA) جداگانه باشد، شرایط دسترس‌پذیری و تعهدات مربوطه براساس همان قرارداد تعیین خواهد شد.
۱۶. خدمات و تجهیزات شخص ثالث
نویش ممکن است برای ارائه برخی قابلیت‌ها به سرویس‌ها یا تجهیزات شخص ثالث متصل شود؛ از جمله دستگاه‌های حضور و غیاب، سرویس‌های پیامکی، نقشه و موقعیت مکانی، سرویس‌های ابری یا سایر نرم‌افزارهای سازمانی.
عملکرد این سرویس‌ها ممکن است تحت تأثیر شرایط و زیرساخت ارائه‌دهندگان آنها قرار گیرد.
نویش مسئول اختلالاتی که مستقیماً ناشی از سرویس، تجهیزات یا زیرساخت خارج از کنترل نویش باشند نخواهد بود؛ با این حال در حدود خدمات پشتیبانی، برای شناسایی و رفع مشکلات قابل پیگیری همکاری خواهد کرد.
۱۷. نسخه نصب‌شده در زیرساخت سازمان (On-Premise)
در صورتی که نویش بر روی زیرساخت متعلق به سازمان نصب شود، مسئولیت نگهداری بخش‌هایی مانند سرورها، شبکه، سیستم‌عامل، فضای ذخیره‌سازی، امنیت زیرساخت و تهیه نسخه پشتیبان براساس قرارداد منعقدشده میان نویش و سازمان تعیین می‌شود.
در مواردی که مسئولیت این موارد طبق قرارداد بر عهده سازمان باشد، اختلال یا از دست رفتن اطلاعات ناشی از مشکلات زیرساخت تحت مدیریت سازمان، خارج از مسئولیت مستقیم نویش خواهد بود.
خدمات نگهداری، به‌روزرسانی و پشتیبانی نسخه‌های On-Premise نیز براساس قرارداد مربوطه ارائه می‌شوند.
۱۸. تغییر و توسعه امکانات
نویش یک محصول نرم‌افزاری در حال توسعه است و ممکن است امکانات، رابط کاربری، ساختار فنی یا نحوه ارائه برخی خدمات آن در طول زمان تغییر کند.
نویش می‌تواند برای بهبود محصول، افزایش امنیت، رفع مشکلات فنی یا توسعه قابلیت‌های جدید، بخش‌هایی از سامانه را تغییر یا به‌روزرسانی کند.
در صورت ایجاد تغییرات اساسی که تأثیر قابل توجهی بر نحوه استفاده سازمان از خدمات داشته باشد، تلاش خواهد شد اطلاع‌رسانی مناسب انجام شود.
۱۹. محدودیت مسئولیت
نویش مسئول ارائه صحیح خدمات در حدود تعهدات مندرج در قرارداد، طرح اشتراک و این شرایط استفاده است.
تصمیمات اداری، استخدامی، مالی، مالیاتی، بیمه‌ای، حقوق و دستمزد یا حسابداری سازمان باید توسط افراد مسئول و دارای صلاحیت در سازمان بررسی و تأیید شوند.
نویش ابزار مدیریت و پردازش اطلاعات است و استفاده از خروجی‌های آن جایگزین مسئولیت حرفه‌ای، مدیریتی یا قانونی سازمان و مسئولان مربوطه نخواهد بود.
حدود مسئولیت‌های مالی و قراردادی نویش در مواردی که قرارداد مستقلی میان طرفین وجود داشته باشد، براساس همان قرارداد تعیین خواهد شد.
۲۰. تغییر قوانین استفاده
ممکن است این شرایط در نتیجه توسعه خدمات، تغییر الزامات قانونی، افزایش الزامات امنیتی یا تغییر نحوه ارائه سرویس به‌روزرسانی شود.
نسخه جدید شرایط استفاده از طریق وب‌سایت یا سامانه نویش منتشر خواهد شد و در صورت وجود تغییرات مهم، اطلاع‌رسانی مناسب به سازمان‌ها انجام خواهد شد.
تاریخ آخرین به‌روزرسانی در ابتدای این صفحه درج می‌شود.
۲۱. قانون حاکم و حل اختلاف
استفاده از خدمات نویش تابع قوانین و مقررات جمهوری اسلامی ایران است.
در صورت بروز اختلاف، طرفین تلاش خواهند کرد ابتدا موضوع را از طریق مذاکره و تعامل حل‌وفصل کنند. در صورت عدم حصول توافق، موضوع مطابق قرارداد منعقدشده میان طرفین و قوانین و مقررات جاری کشور پیگیری خواهد شد.
۲۲. ارتباط با نویش
در صورت وجود سؤال، ابهام یا درخواست درباره شرایط استفاده، حریم خصوصی، امنیت اطلاعات یا نحوه استفاده از داده‌ها، سازمان‌ها و کاربران می‌توانند از طریق راه‌های ارتباطی رسمی نویش با ما در تماس باشند.
اطلاعات تماس و راه‌های ارتباطی رسمی از طریق وب‌سایت نویش در دسترس خواهد بود.